PRIVACY POLICY DI MOBEE

1. Premessa

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui WebWise Consulting Limited raccoglie, utilizza, conserva, comunica e protegge i dati personali trattati attraverso:

• il sito web mobee.space
• le pagine pubbliche associate ai locali che utilizzano Mobee
• la piattaforma software Mobee
• le aree riservate dedicate ai Clienti e ai Partner
• i moduli di contatto, richiesta di dimostrazione e iscrizione
• le procedure di sottoscrizione e pagamento
• le funzionalità relative a prenotazioni, ordini, menu digitali, eventi, offerte, newsletter e comunicazioni
• le funzionalità supportate da intelligenza artificiale
• i servizi di assistenza tecnica e commerciale
• qualsiasi altra funzionalità o servizio collegato a Mobee

La presente informativa deve essere letta congiuntamente alla Cookie Policy, ai Termini e Condizioni del Servizio e, quando applicabile, al Data Processing Addendum.

2. Identità del fornitore e titolare del trattamento

Il fornitore della piattaforma Mobee è:

Per i trattamenti descritti nelle sezioni relative alla gestione del sito, degli account, degli abbonamenti, dei pagamenti, dei contatti commerciali, dei Partner e della sicurezza del servizio, WebWise Consulting Limited agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento.

4. Ruoli privacy nella piattaforma Mobee

4.1 Dati dei Clienti Mobee

Per “Cliente” si intende il ristorante, hotel, pizzeria, bar, locale, impresa o professionista che apre un account, sottoscrive un abbonamento o utilizza Mobee.

WebWise Consulting Limited agisce come titolare autonomo per i dati relativi:

• all’amministratore dell’account
• ai dipendenti e collaboratori autorizzati dal Cliente
• alla sottoscrizione del piano
• alla fatturazione e ai pagamenti
• all’assistenza
• alla sicurezza
• alla prevenzione degli abusi
• alla gestione del rapporto contrattuale
• all’adempimento degli obblighi legali e fiscali

4.2 Dati degli ospiti e clienti dei locali

Quando Mobee tratta dati personali di persone che:

• richiedono una prenotazione
• effettuano un ordine da asporto o consegna
• chiedono informazioni
• si iscrivono alla newsletter del locale
• partecipano a eventi o iniziative

ricevono conferme, promemoria o altre comunicazioni del locale,

il Cliente Mobee, ossia il locale interessato, è normalmente il titolare del trattamento.

In tali casi WebWise Consulting Limited opera come responsabile del trattamento, trattando i dati esclusivamente:

• per fornire le funzionalità richieste dal Cliente
• secondo le istruzioni documentate del Cliente
• nei limiti stabiliti dai Termini del Servizio e dal Data Processing Addendum
• adottando le misure tecniche e organizzative previste dal contratto

Il Cliente è responsabile della correttezza e completezza dell’informativa mostrata ai propri ospiti e della presenza di un’idonea base giuridica per ciascuna comunicazione.

4.3 Trattamenti autonomi limitati sui dati operativi

WebWise Consulting Limited può trattare autonomamente alcuni dati tecnici e operativi generati dall’utilizzo della piattaforma quando ciò sia necessario per:

• sicurezza informatica
• prevenzione di frodi e abusi
• diagnostica tecnica
• protezione dell’infrastruttura
• contabilizzazione dei crediti
• gestione degli incidenti
• tutela dei propri diritti
• produzione di statistiche aggregate o anonimizzate

WebWise non utilizza i dati degli ospiti dei Clienti per creare una propria banca dati commerciale indipendente né per inviare direttamente pubblicità per conto proprio, salvo un consenso specifico e separato dell’interessato o un’altra valida base giuridica.

5. Categorie di dati personali trattati

5.1 Dati di navigazione e dati tecnici

Durante l’utilizzo del sito o della piattaforma possono essere raccolti:

• indirizzo IP
• data e ora di accesso
• pagine visitate
• URL di provenienza
• identificativi di sessione
• tipo di browser
• sistema operativo
• lingua
• dispositivo utilizzato
• impostazioni tecniche
• log di accesso
• log di sicurezza
• eventi applicativi
• informazioni sugli errori
• dati relativi al consenso cookie
• informazioni indicative sulla posizione geografica ricavata dall’indirizzo IP

5.2 Dati dei contatti commerciali

Attraverso il modulo di contatto o richiesta dimostrazione possono essere raccolti:

• nome e cognome
• indirizzo email
• numero di telefono, quando fornito
• nome del ristorante o dell’attività
• città e Paese
• sito web
• ruolo professionale
• contenuto del messaggio
• informazioni sulla modalità attuale di gestione delle prenotazioni, degli ordini o delle comunicazioni
• preferenze e richieste commerciali

5.3 Dati di registrazione e account

Per creare e amministrare un account Mobee possono essere raccolti:

• nome e cognome
• email
• password in forma cifrata o sottoposta a hashing
• nome dell’attività
• Paese
• ruolo e autorizzazioni
• lingua
• impostazioni dell’account
• cronologia degli accessi
• utenti autorizzati
• configurazioni del locale
• cronologia delle modifiche rilevanti

WebWise non conserva la password in chiaro.

5.4 Dati contrattuali e di fatturazione

Possono essere trattati:

• denominazione o ragione sociale
• indirizzo di fatturazione
• Paese
• identificativi fiscali
• numero di partita IVA, GST o equivalente
• piano acquistato
• data di sottoscrizione
• rinnovi
• importi
• valuta
• sconti
• crediti
• fatture
• stato del pagamento
• dati relativi a cancellazioni, contestazioni e chargeback

5.5 Dati di pagamento

I pagamenti vengono elaborati attraverso Stripe o altro prestatore di pagamento indicato nel checkout.

WebWise può ricevere:

• identificativo della transazione
• stato del pagamento
• ultime cifre e circuito della carta
• data di scadenza in forma limitata
• Paese di emissione
• dati antifrode
• riferimenti della ricevuta
• informazioni relative a storni, contestazioni o chargeback

WebWise non riceve né conserva normalmente il numero completo della carta o il relativo codice di sicurezza.

5.6 Dati degli ospiti dei locali

A seconda delle funzionalità utilizzate dal Cliente, Mobee può trattare:

• nome
• cognome
• numero di telefono
• indirizzo email
• prefisso internazionale
• data e ora della prenotazione
• numero di persone
• preferenze relative al tavolo
• richieste particolari
• note inserite dall’ospite o dal locale
• storico di prenotazioni
• stato della prenotazione
• conferme, cancellazioni e mancata presentazione
• contenuto delle comunicazioni
• prodotti o piatti ordinati
• quantità
• prezzo e totale dell’ordine
• orario di ritiro
• indirizzo di consegna
• istruzioni per la consegna
• eventi o offerte richiesti
• consenso a comunicazioni promozionali, quando raccolto
• lingua preferita

5.7 Dati potenzialmente sensibili

Le note relative a prenotazioni e ordini possono contenere informazioni su:

• allergie
• intolleranze
• disabilità
• esigenze di accessibilità
• convinzioni religiose ricavabili da richieste alimentari
• condizioni di salute
• altre categorie particolari di dati

Il Cliente deve limitare la raccolta di tali informazioni a quanto strettamente necessario, fornire un’informativa adeguata e individuare una valida condizione giuridica per il trattamento.

Mobee non deve essere utilizzato come archivio sanitario e non è progettato per contenere cartelle cliniche o informazioni mediche dettagliate.

5.8 Dati relativi alle comunicazioni

Possono essere trattati:

• indirizzi email
• numeri telefonici
• identificativi dei messaggi
• data e ora dell’invio
• contenuto del messaggio
• stato di consegna
• mancata consegna
• apertura o interazione, se la relativa funzione è attiva e consentita
• preferenze di comunicazione
• richieste di disiscrizione
• opposizioni
• modelli di messaggio utilizzati

5.9 Dati dei Partner

Per il Partner Program possono essere raccolti:

• nome e cognome
• società o brand
• email
• sito web
• informazioni sulla candidatura
• identificativo partner
• link di tracciamento
• click
• referral
• conversioni
• piano sottoscritto dal Cliente segnalato
• commissioni
• pagamenti
• dati fiscali e bancari necessari al pagamento
• eventuali attività sospette o fraudolente

5.10 Contenuti inseriti nella piattaforma

Il Cliente può caricare o creare:

• menu
• descrizioni
• prezzi
• fotografie
• loghi
• recapiti
• orari
• eventi
• offerte
• notizie
• testi per newsletter
• modelli di comunicazione
• regole di prenotazione
• regole di ordine
• zone e costi di consegna
• traduzioni
• istruzioni per le funzionalità di intelligenza artificiale

6. Fonti dei dati

I dati possono essere raccolti:

• direttamente dall’interessato
• dal Cliente Mobee
• da un dipendente o collaboratore autorizzato dal Cliente
• attraverso le pagine pubbliche di prenotazione o ordine
• attraverso il sito e i moduli
• attraverso Stripe o altri prestatori di pagamento
• attraverso fornitori di email, WhatsApp o messaggistica
• attraverso Partner autorizzati
• attraverso sistemi di sicurezza e monitoraggio
• attraverso cookie e tecnologie analoghe
• da fonti pubblicamente accessibili, nei limiti consentiti dalla legge

7. Finalità e basi giuridiche

7.1 Fornitura del sito e della piattaforma

I dati sono trattati per:

• consentire la navigazione
• creare e autenticare gli account
• mantenere le sessioni
• mostrare menu e pagine pubbliche
• gestire prenotazioni e ordini
• eseguire le funzioni richieste

Base giuridica, quando applicabile: esecuzione del contratto, misure precontrattuali e legittimo interesse al funzionamento sicuro del servizio.

7.2 Gestione degli abbonamenti

I dati sono trattati per:

• attivare il piano
• contabilizzare i crediti
• gestire rinnovi e cancellazioni
• emettere documenti contabili
• riscuotere i corrispettivi
• gestire pagamenti non riusciti
• prevenire frodi e abusi

Base giuridica: esecuzione del contratto, obbligo legale e legittimo interesse.

7.3 Contatti e dimostrazioni

I dati sono trattati per rispondere alle richieste, organizzare una dimostrazione, preparare un’offerta e svolgere attività precontrattuali.

Base giuridica: richiesta dell’interessato, misure precontrattuali e legittimo interesse a rispondere alle comunicazioni commerciali ricevute.

7.4 Assistenza

I dati sono trattati per:

• rispondere ai ticket
• diagnosticare errori
• risolvere problemi
• registrare le attività di assistenza
• migliorare l’affidabilità della piattaforma

Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla corretta erogazione del servizio.

7.5 Sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati sono trattati per:

• proteggere account e infrastrutture
• rilevare accessi non autorizzati
• prevenire frodi
• contrastare spam e utilizzi illeciti
• conservare evidenze di sicurezza
• esercitare o difendere diritti

Base giuridica: legittimo interesse e obblighi di legge.

7.6 Comunicazioni amministrative

WebWise può inviare comunicazioni necessarie riguardanti:

• attivazione dell’account
• sicurezza
• modifiche contrattuali
• fatturazione
• rinnovi
• pagamenti
• manutenzione
• variazioni del servizio
• cancellazione
• incidenti

Tali comunicazioni non sono pubblicità e non possono essere disattivate finché l’account rimane attivo.

Base giuridica: esecuzione del contratto, obbligo legale e legittimo interesse.

7.7 Marketing di WebWise

L’invio di newsletter o offerte commerciali di WebWise avviene:

• con il consenso dell’interessato, quando richiesto
• sulla base di un legittimo interesse, esclusivamente quando consentito dalla normativa applicabile e nel rispetto del diritto di opposizione

Ogni comunicazione promozionale conterrà un metodo agevole per disiscriversi.

7.8 Analisi e miglioramento

WebWise può utilizzare dati aggregati, statistiche e informazioni tecniche per:

• comprendere l’utilizzo del servizio
• migliorare funzionalità e interfaccia
• misurare prestazioni
• pianificare lo sviluppo
• produrre report aggregati

Quando vengono utilizzati strumenti analitici non strettamente necessari, il trattamento avviene sulla base del consenso richiesto tramite il banner cookie.

7.9 Adempimenti legali

I dati possono essere trattati per:

• obblighi contabili e fiscali
• richieste delle autorità
• adempimenti societari
• sanzioni e controlli all’esportazione
• gestione di controversie
• prevenzione del riciclaggio, quando applicabile

Base giuridica: obbligo legale e legittimo interesse alla tutela dei diritti.

8. Funzionalità di intelligenza artificiale

Mobee può includere funzionalità basate su modelli di intelligenza artificiale per assistere il Cliente nella creazione, traduzione, classificazione o gestione di:

• testi
• risposte
• menu
• descrizioni
• messaggi
• richieste degli ospiti
• contenuti commerciali
• attività organizzative

Quando una funzione AI viene utilizzata, il contenuto inserito e le informazioni necessarie alla generazione possono essere trasmessi al fornitore tecnologico utilizzato da Mobee.

Il Cliente deve:

• evitare di inserire dati personali non necessari
• non inserire categorie particolari di dati salvo stretta necessità e valida base giuridica
• verificare sempre gli output
• non utilizzare gli output come unica base per decisioni con effetti giuridici o significativi sulle persone
• controllare l’accuratezza di prezzi, allergeni, disponibilità, orari e informazioni commerciali

9. Prenotazioni, ordini e comunicazioni degli ospiti

Il locale che utilizza Mobee decide:

• quali dati raccogliere
• quali campi rendere obbligatori
• quali comunicazioni inviare
• per quanto tempo conservare i dati
• se attivare newsletter o comunicazioni promozionali
• quali utenti autorizzare
• quali regole applicare a prenotazioni e ordini

Le comunicazioni strettamente necessarie per:

• confermare una prenotazione
• comunicare una modifica
• inviare un promemoria
• aggiornare lo stato di un ordine
• gestire una cancellazione

fornire informazioni richieste dall’ospite,

sono comunicazioni di servizio.

Le comunicazioni pubblicitarie o promozionali devono essere gestite separatamente e richiedono la base giuridica prevista dalla normativa applicabile.

10. Destinatari e fornitori

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• fornitori di hosting e infrastruttura cloud
• fornitori di database, backup e archiviazione
• fornitori di sicurezza informatica e monitoraggio
• Stripe o altri prestatori di pagamento
• fornitori di email transazionali
• fornitori di WhatsApp, SMS o messaggistica
• fornitori di intelligenza artificiale
• fornitori di assistenza e ticketing
• fornitori di analytics, previo consenso quando necessario
• consulenti legali, fiscali, contabili e assicurativi
• autorità pubbliche
• potenziali acquirenti o investitori nell’ambito di operazioni societarie, soggetti a obblighi di riservatezza

I soggetti che trattano dati per conto di WebWise sono vincolati da obblighi contrattuali di protezione dei dati.

11. Trasferimenti internazionali

WebWise Consulting Limited ha sede a Hong Kong e la piattaforma può utilizzare fornitori situati in Paesi diversi da quello in cui si trova l’interessato.

Quando i dati personali soggetti al GDPR o ad altre normative che limitano i trasferimenti internazionali vengono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo, WebWise utilizza, secondo il caso:

• decisioni di adeguatezza
• clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea
• clausole contrattuali approvate nel Regno Unito o in Svizzera
• accordi contrattuali integrativi
• misure tecniche e organizzative supplementari
• cifratura
• minimizzazione
• pseudonimizzazione
• altre basi legali consentite

Il Cliente può richiedere informazioni sul meccanismo applicabile scrivendo a info@mobee.space.

12. Periodi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate.

In via generale:

• dati di contatto commerciale: fino a 24 mesi dall’ultima interazione significativa
• dati di checkout interrotto: fino a 30 giorni, salvo richiesta di assistenza o obblighi di sicurezza
• account attivi: per tutta la durata del rapporto
• dati amministrativi e contrattuali: per il periodo richiesto dalla normativa fiscale, contabile e civilistica applicabile
• fatture e transazioni: normalmente da 7 a 10 anni, secondo gli obblighi applicabili
• ticket di assistenza: fino a 36 mesi dalla chiusura, salvo controversie
• log di sicurezza: normalmente da 6 a 12 mesi, salvo necessità di indagine
• candidature Partner non accettate: fino a 24 mesi
• dati dei Partner accettati: per la durata del rapporto e per il successivo periodo necessario agli obblighi contabili e alla gestione delle controversie
• consensi marketing: fino alla revoca e successivamente per il periodo necessario a documentare l’avvenuta revoca
• Customer Data: per la durata dell’abbonamento e per un periodo ordinario massimo di 30 giorni dalla cessazione
• copie di backup: cancellazione progressiva entro un periodo ordinario massimo di 90 giorni
• dati necessari per controversie: fino alla definizione della controversia e alla scadenza dei termini di prescrizione

Il Cliente può configurare periodi inferiori o richiedere la cancellazione, nei limiti tecnici e legali applicabili.

13. Sicurezza

WebWise adotta misure ragionevoli e proporzionate al rischio, tra cui:

• connessioni cifrate
• controllo degli accessi
• autenticazione
• hashing delle password
• separazione degli account
• autorizzazioni basate sui ruoli
• registrazione degli eventi di sicurezza
• aggiornamenti e gestione delle vulnerabilità
• backup
• procedure di ripristino
• limitazione degli accessi amministrativi
• accordi di riservatezza
• valutazione dei fornitori
• procedure di gestione degli incidenti

Nessun sistema può tuttavia garantire sicurezza assoluta.

Il Cliente è responsabile di:

• scegliere password robuste
• proteggere le credenziali
• disabilitare tempestivamente gli utenti non più autorizzati
• controllare i privilegi
• non condividere account personali
• informare WebWise di accessi sospetti
• utilizzare dispositivi e reti adeguatamente protetti

14. Violazioni dei dati personali

In caso di violazione che coinvolga dati trattati per conto di un Cliente, WebWise informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza e fornisce, per quanto disponibile:

• natura dell’incidente
• dati coinvolti
• categorie di interessati
• possibili conseguenze
• misure adottate
• contatto per gli aggiornamenti

Il Cliente rimane responsabile della valutazione degli obblighi di notifica agli interessati e alle autorità quando agisce come titolare.

15. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può chiedere:

• accesso ai propri dati
• rettifica
• cancellazione
• limitazione
• portabilità
• opposizione
• revoca del consenso
• informazioni sui trasferimenti
• copia dei dati
• riesame di decisioni automatizzate, quando applicabile

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

Le richieste relative all’account Mobee o ai trattamenti effettuati da WebWise come titolare possono essere inviate a:

info@mobee.space

Le richieste riguardanti una prenotazione, un ordine o una newsletter di uno specifico locale devono essere indirizzate innanzitutto al locale, in quanto titolare del trattamento. WebWise assisterà il Cliente nel rispondere alle richieste ricevute.

WebWise può chiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente.

18. Decisioni automatizzate

Mobee non utilizza normalmente i dati degli utenti del sito per assumere decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

Le funzionalità di intelligenza artificiale hanno natura assistiva. Il Cliente deve mantenere un controllo umano sulle decisioni rilevanti.

19. Vendita e condivisione dei dati

WebWise non vende i dati personali degli utenti o degli ospiti dei Clienti in cambio di denaro.

WebWise non utilizza i Customer Data per pubblicità comportamentale indipendente.

Qualora una normativa locale attribuisca specifici diritti rispetto alla “vendita”, “condivisione” o pubblicità mirata, l’interessato può esercitarli scrivendo a info@mobee.space.

20. Link e servizi esterni

Le pagine Mobee possono contenere link verso:

• siti dei locali
• Google Maps
• WhatsApp
• social network
• sistemi di pagamento
• altri servizi esterni

L’accesso a un sito esterno comporta l’applicazione della privacy policy del relativo fornitore. WebWise non controlla le modalità di trattamento effettuate dai siti esterni.

21. Modifiche alla Privacy Policy

WebWise può aggiornare la presente Privacy Policy per:

• modifiche normative
• evoluzioni del servizio
• introduzione di nuovi fornitori
• variazioni tecniche
• modifiche organizzative

La data dell’ultimo aggiornamento sarà indicata all’inizio del documento.

Le modifiche sostanziali potranno essere comunicate tramite sito, account o email.

22. Contatti

Per richieste privacy: